كان يعتقد للوهلة الأولي أنه بمجرد إدخال الإعلام الآلي في تسيير المؤسسات كاف لحل المشاكل العالقة وتعويض الإنسان , لأن الآلة تتميز بالدقة والتكرار .. لكن بمرور الوقت اكتشف المحللون أن الأجهزة تحتاج لبعض الأنظمة في إطار رؤية شاملة لتؤدي دورها كما ينبغي بالمساعدة في تسيير المؤسسة علي أكمل وجه .




وفي النهاية الحصول على طريقة لتنظيم الملفات التقليدية , ويرجع ذلك أساسا إلى الاعتماد القوي بين البرامج التي تتضمن وصفا للبيانات والبيانات نفسها.




أي أن البرامج تعتمد بطريقة مباشرة على قواعد البيانات لديها في جلب المعلومات وتخزينها مع محدودية الوصول لها بطريقة تقليدية ونقصد هنا الأرشفة العادية في منهجيه لتنفيذ التطبيقات وفقا لخطة معينة ، 5 سنوات على سبيل المثال: نريد إضافة ملفات جديدة تم إنشاؤها لتلبية الاحتياجات سنلاحظ صعوبة تعديل القائم منها لأن أي تغيير في هيكل الملف وشكل البيانات ، ينطوي على تعديل البرامج ، والتي سرعان ما أدت إلى انتشار الملفات.